上海理工大学关于重大活动、重要项目档案管理规定

发布时间:2013-12-16　　浏览次数:

第一条本规定所称的“重大活动”，是指以学校名义举办的关系学校发展的各类重大活动，如校党代会、职代会；校庆典礼；“085工程”建设；重要教学工作会议、科研工作会议；重要的学术研究活动；重要的外事活动、国际学术交流等。本规定所称的“重要项目”，是指国家级、省部级教学、科研课题和获奖项目；学校重要基建工程项目；重要设备安装项目及其他各类重要建设项目。“重大活动”和“重要项目”以下简称“两重”。

第二条 “两重”档案的形成由各立卷部门(是指活动组织部门和项目管理部门)领导负责，并督促兼职档案员收集材料、组卷立卷后向档案馆移交；档案馆负责指导立卷、接收整理、编目保管并提供利用。

第三条在重大活动的筹备阶段，有关职能部门应及时向档案馆通报信息，档案馆也应主动了解相关信息，并指派专职人员联系，指导收集立卷，必要时参与筹备工作，以切实做好重大活动建档、档案进馆的协调服务和监督指导工作。

第四条重要教学、科研项目的评审、鉴定，重要基建工程的竣工，重要设备的开箱等，有关部门应及时通报档案馆，由档案馆派专职人员参与对重要项目归档文件材料的检查和验收。

第五条重要项目管理与档案工作坚持实行“四同步”，即：下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案馆同时出具专题归档情况证明材料。

第六条 “两重”档案可在活动结束或项目结题后，及时向档案馆移交，档案馆应随时准备接收此类档案。

第七条 “两重”档案包括各种门类和各种载体的材料，尤其应重视对照片、录音、录像等重要声像档案及相关电子文件的收集和移交。

第八条 “两重”档案应严格遵照立卷要求，确保文件材料的齐全、完整规范。

第九条本规定解释权归档案馆，从2010年9月起开始执行。