上海理工大学部门立卷归档案卷质量要求

1、各门类档案总的质量要求是：必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。

2、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。其他文件材料按时间顺序排列。

4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；会议文件放在开幕年度立卷；非诉讼案件放在结案年度立卷。法规性文件归入公布或批准年度。

5、专题性、成套性档案（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。

6、确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

（1）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（2）凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；

（3）凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

7、上级发来的文电，除少数直接针对本校并要执行的重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、短期保管。

8、卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。

9、立卷视文件材料的数量进行。原则上每卷不超过200页。当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。

10、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。应统一在有文字的每页材料正面的右下角，背面的左下角编写页号。不装订的案卷，应对卷内每份材料逐件编件号。

11、每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内目录，即文件标题，一般照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题，外加[ ]号。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。

12、声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。

13、卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作主管负责人。

14、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。

15、要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起，不能使用复印件归档。

16、超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

17、文件材料的形成，必须符合文书处理的基本要求，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写。

18、案卷归档必须填写移交清单，交接双方根据移交清点核对后，履行签字手续。